Kupovina aviokarata u agenciji podrazumeva intenzivnu komunikaciju sa avioagentom. Prvo je potrebno precizno definisati zahtev. Što je zahtev precizniji utoliko je i agentu lakše da nađe najpovoljniju opciju. Najneophodniji podaci koje su potrebni agentu su pored destinacije, odnosno željenog itinerera i datumi polaska i povratka.
Agent će pronaći najpovoljnije karte ukoliko dobije dovoljno veliki raspon datuma za odlazak i povratak. Ako mogućnosti dozvoljavaju najbolje je agentu dati slobodu da u zadatom opsegu pronađe idealnu tarifu za željeno putovanje.
Važna informacije za svakog agenta je i starost putnika kako bi bilo moguće primeniti razne potencijalne pogodnosti poput popusta za decu ili penzionere. Zdravstveno-medicinski status putnika je veoma važan. Ukoliko je putnik osoba sa posebnim potrebama agent to mora znati, pošto će od tog statusa zavisiti i dalja procedura.
Svi dodatni zahtevi koje agent prosleđuje aviokompaniji kroz rezervaciju takođe moraju biti naglašeni. Za sve što je potrebno avioagent će vas priupitati. Budite spremni na više razgovora sa vašim agentom. Obavezno ostavite siguran kontakt telefon, dakle onaj na kome će vas moći pronaći.
Podaci koji su potrebni avioagentu da bi napravio što bolju rezervaciju za vas:
| Ime i prezime | Identično kako su napisani u pasošu. Pripremite pasoš. Pogrešno napisano ime i prezime se teško mogu promeniti. |
|---|---|
| Destinacija | Poželjno je pored glavne destinacije navesti i eventualne alternativne gradove i aerodrome koji bi bili odgovarajući ili prihvatljivi. |
| Datumi odlaska i povrtaka | Poželjno da budu što fleksibilniji ako se želi dobra cena. Ako su datumi zbog određenog događaja fiksni treba ostaviti datume do kada najkasnije morate doputovati i kada najranije možete krenuti nazad. |
| Vreme bitnog događaja | Ako prisustvujete nekom važnom događaju (venčanje, konferencija, sastanak…) obavezno naglasite agentu vreme događaja, kako bi on mogao izabrati odgovarajuće letove i kako biste izbegli neprijatna kašnjenja ukoliko let “malo” bude kasnio. |
| Datum rođenja | Obavezno kada su putnici koji ostvaruju pravo na popust (bebe, deca, omladinci, seniori) |
| Kontakt putnika | Obavezno ostaviti važeći broj telefona. Poželjno i rezervni kao i email adresu. |
| Zdravstveni podaci |
|
| Planirani prtljag | Putnik treba da saopšti agentu ukoliko na put nosi specijalan prtljag (muzičke instrumente i sportsku opremu) ili ako ima višak prtljaga. |
Avioagent za svakog putnika istražuje mnoštvo različitih kombinacija uključujući i letove sa jednim ili više presedanja zato je važno naglasiti agentu ako putnik ne želi da leti preko nekog određenog aerodroma ili ako zbog viznih ograničenja nije u prilici da prihvati neki specifičan itinerer.
Ne morate se ustručavati da agentima postavljate ovakva pitanja ukoliko vas interesuju. Naravno, savet je da ova pitanja postavljate nakon uspešno urađene rezervacije kako njima ne biste ometali agente u potrazi za najboljom tarifom.
Od avioagenta možete zatražiti razne informacije koje nemaju veze sa direktnim letom. Rezervacioni sistemi poseduju brojne korisne informacije za putnike. Možete, na primer, saznati osnovne podatke o viznom režimu, kursu lokalne valute, transferu sa aerodroma do centra grada, vremenskoj zoni.
Informacije koje rezervacioni sistemi pružaju o viznom režimu a koje vam agenti mogu proslediti, treba uvek proveriti na zvaničnom mestu (u najbližim konzulatima).
Ipak je svaki rezervacioni sistem koji se koristi u agencijama za prodaju aviokarata samo obična baza podataka koja vrlo lako može ostati neažurirana.
Kada kartu rezervšete i kupujete u turističkim agencijama možete slobodno informacije i cene zatražiti na više mesta. To je poželjno. Nisu svi agenti podjednako vešti da pronađu najpovoljniju tarifu i ne naplaćuju sve agencije podjednako svoju uslugu. Može se desiti da se cene u više agencija znatno razlikuju. Kada komunicirate sa agentima u različitim agencijama postavljajte im identične zahteve jer samo tako ćete i moći da napraviti razliku među njima. Ne morate kriti svoju odluku da se za informativnu cenu obratitie i njihovoj konkurenciji to bi ih moglo ohrabriti da budu što povoljniji i da dobro provere sve tarife.
| Duple rezervacije |
|---|
| Ono što nije poželjno raditi je višestruko rezervisanje istih letova. Agenti se često sreću sa putnicima koji naprave takozvane duple rezervacije, odnosno rezervišu iste letove u nekoliko različitih agencija. Ovakav postupak nije pristojan i pri tome nema ama baš nikakvih pogodnosti za putnika. Do kraja dana će duple rezervacije biti automatski (sistemski) stornirane od strane aviokompanija pa se može čak desiti da putnik koji ih je radio ostane bez svih i da tako izgubi dobru cenu ili čak i let. Agenti ne vole ovakva ponašanja putnika i može se desiti da odbiju da urade naknadno rezervaciju ukoliko je putnikova prethodna rezervacija stornirana zbog dupliranja. Ovim postupkom gubite potrebno poverenje nekoliko agenata i agencija i ostajete zapamćeni kao “nepoželjan putnik”. Kada steknete taj status više nećete nailaziti na posvećene agente. |
Dešavalo mi se nekoliko puta da mi u predstavništvu avionske kompanije kažu da više nema karata po promotivnim cenama i ponude mi skuplju a kada nazovem agenciju dobijem odgovor da ih ima dosta. Sada uvek zovem agenciju.